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Was leistet das Facility Management?

Das Facility Management umfasst alle Aufgaben, die bei der Verwaltung einer Immobilie anfallen. Dazu gehört nicht nur die Reinigung des Arbeitsbereiches. Für Mieter oder Pächter einer Gewerbeimmobilie ist das externe Facility Management die beste Lösung, um sowohl die technische Ausstattung am Arbeitsplatz als auch die betriebswirtschaftlichen Kosten der Immobilie zu optimieren und langfristig zu sparen.

Welche Aufgabenbereiche umfasst das Facility Management?

Gemäß der ÖNORM EN 15221-1 wird das Facility Management in Österreich als Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation beschrieben, um die Effektivität der Organisation zu verbessern und zu unterstützen. Hinter dieser recht vagen Formulierung versteckt sich ein umfassendes Spektrum an Dienstleistungen, die vom Gebäudemanager übernommen werden, um dem Pächter einer Gewerbeimmobilie gezielt unter die Arme zu greifen. Grob lässt sich das Aufgabengebiet in drei Bereiche untergliedern: technisches, strategisches und kaufmännisches Facility Management. Sind alle drei Teilbereiche miteinander verzahnt, spricht man in der Branche von einem ganzheitlichen Management von Immobilien, das sowohl die technischen Abläufe als auch die langfristige Planung umfasst. Dies bietet vor allem für Mieter von großen Gebäudekomplexen einen entscheidenden Vorteil, da bereits bestehende Immobilien effektiv verwaltet und kostensparend gesteuert werden.

Was ist das technische Facility Management?

Das technische Facility Management befasst sich mit der Planung, Instandhaltung und Optimierung aller technischen Anlagen einer Immobilie. Dazu gehören teils sehr verschiedene Spezialgebiete: Neben der Sicherheits- und Sanitärtechnik liegen zum Beispiel auch die Umwelttechnik, das Energiemanagement oder die Telekommunikationstechnik in den Aufgabenbereichen des Facility Managements. Der Verwalter eines Gebäudekomplexes ist deshalb häufig schon bei der Planung einer Gewerbeimmobilie in alle Prozesse involviert. So kann er bereits im Vorfeld sichergehen, dass die Alarmanlagen richtig positioniert sind und Spezialabfälle ordnungsgemäß beseitigt werden können. Im Rahmen des Energiemanagements kümmert er sich auch um den Energiehaushalt des Gebäudes, um für den Mieter der Gewerbeimmobilie unnötige Kosten zu sparen.

Welche Aufgabengebiete umfasst das strategische Facility Management?

Das Anlagevermögen von Industrieunternehmen besteht nicht selten zum Großteil aus den Immobilien, die das jeweilige Unternehmen besitzt. In den Gewerbeimmobilien sind teilweise bis zu 40 Prozent des Kapitals gebunden – sei es nun durch Grundstücke oder durch die langfristige Anmietung von Büroräumen. Das strategische Facility Management begreift die Gebäude und ihre technischen Anlagen deshalb als einen festen Bestandteil der Unternehmensstrategie. Ziel des Verwalters ist es also, dem Mieter von Gewerbeimmobilien einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, indem er alle Dienstleistungen koordiniert und überwacht, die notwendig sind, um das Gebäude zu bewirtschaften – einen Hausmeister etwa. Darüber hinaus optimiert das strategische Facility Management alle Abläufe im Gebäude, um die Bewirtschaftungskosten dauerhaft zu senken.

So funktioniert das kaufmännische Facility Management

Aus dem strategischen Ziel, ein Gebäude so kostengünstig wie möglich zu betreiben, leitet sich der dritte Kernbereich des Facility Managements ab – die kaufmännische Verwaltung. Ebenso wie das Controlling in einem Unternehmen analysiert auch der Gebäudeverwalter alle Fixkosten wie zum Beispiel Heizungs- oder Wasserkosten und versucht, unnötige Aufwendungen durch die Steuerung der Abläufe zu vermeiden. Grundlage dafür ist die Objektbuchhaltung. Darüber hinaus kümmert sich das kaufmännische Facility Management um alle Versicherungen, die im Zusammenhang mit einer Gewerbeimmobilie abgeschlossen werden müssen, wickelt Schadensfälle ab und erfasst den Bestand.

Lohnt sich das Facility Management auch für mittelständische Unternehmen?

Während die Vorteile für große Firmen klar auf der Hand liegen, überlegen kleine und mittelständische Unternehmer oft zweimal, ob sie einen externen Dienstleister engagieren wollen. Doch auch für die Mieter einer kleinen Gewerbeimmobilie lohnt sich die Gebäudeverwaltung. Da sie im Rahmen der technischen und kaufmännischen Verwaltung versucht, langfristig Kosten einzusparen, unterstützt das Facility Management auch die strategischen Ziele von mittelständischen Unternehmen. Häufig kann bereits bei der technischen Infrastruktur effektiv gespart werden. Das Facility Management übernimmt zudem Aufgaben, die nicht zum Kernbereich des Unternehmens gehören. So können bisher gebundene Kapazitäten aktiviert und an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden, um die eigenen Unternehmensziele zu verfolgen.

Welche Rolle spielt das Facility Management in Österreich?

Europaweit gehört das ganzheitliche Facility Management zu einer schnell wachsenden Branche. Immer mehr Unternehmen erkennen den Vorteil, die Verwaltung ihrer Immobilien an einen Fachmann auszulagern, um Prozesse strategisch zu optimieren und langfristig Kosten zu sparen. Auch in Österreich ist die Branche im Wachstum begriffen. Allein im Jahr 2015 hat das Facility Management in Österreich einen Umsatz von 1,4 Milliarden Euro erwirtschaftet. Im Vergleich zum Vorjahr entspricht das einem Plus von rund 3,6 Prozent. In Zukunft erwartet die Branche ein weiteres Wachstum – denn vermehrt setzen auch Kommunen und Behörden auf eine externe Verwaltung ihrer Immobilien.

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