Welche betrieblichen Unterlagen aufzubewahren sind

Unternehmen haben Aufbewahrungspflichten bezüglich betrieblicher Unterlagen. Welche Formen es gibt und welche Fristen einzuhalten sind lesen Sie hier!

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Welche Unterlagen fallen unter die Aufbewahrungspflicht?

Generell fallen alle Unterlagen unter die Aufbewahrungspflicht, die in entsprechender Weise geschäftlich relevant sind. Dazu gehören Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen jeglicher Art, also etwa Belege, Dokumentationen der Einnahmen und Ausgaben, Konten, Anweisungen, Aufträge, Genehmigungen und viele weitere.

In welcher Form können die Unterlagen aufbewahrt werden?

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um Dokumente gesetzeskonform aufzubewahren.

  1. Eine naheliegende und immer noch häufig angewandte Option ist die Aufbewahrung der Dokumente in Originalform auf Papier.
  2. Dokumente, die nicht in Papierform ausgedruckt wurden, können auch digital gespeichert werden. Schriftstücke in Papierform können auch im Nachhinein digitalisiert werden. Bei elektronischen Arten der Datensicherung ist allerdings Folgendes zu beachten: Die Dokumente müssen jederzeit und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist ohne Veränderung des Inhalts, der Vollständigkeit und der Ordnung abrufbar sein.
  3. Neben der Sicherung der Dokumente auf digitale Art sind auch optische Archivierungssysteme gestattet. Ein Beispiel dafür ist die Sicherung auf Mikrofilm. Hierbei muss ebenfalls die unveränderte Abrufbarkeit gewährleistet sein.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für alle Aufzeichnungen und Buchungsunterlagen betragen sieben Jahre. Die Frist startet am Ende des Jahres, das in der jeweiligen Aufzeichnung verbucht wurde. Darüber hinaus müssen Unterlagen aufbewahrt werden, wenn sie für weiterführende Verfahren benötigt werden. Eine Ausnahme betrifft Unterlagen für Grundstücke nach § 2 des Grunderwerbssteuergesetzes. Diese müssen für 22 Jahre aufbewahrt werden.

Beispielrechnung:

Eine Listung von Einnahmen und Ausgaben, die auf den 5. Jänner 2014 datiert ist, muss einschließlich bis zum 31. Dezember 2021 aufbewahrt werden. Erst mit Beginn des Jahres 2022 dürften alle Unterlagen, die das Jahr 2014 betreffen, vernichtet werden.