Aufbewahrungspflichten

• Eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht gibt es vornehmlich für Unternehmen in Bezug auf ihre Geschäftsunterlagen.
• Aber auch Privatpersonen, insbesondere Immobilieneigentümer, sind von der Aufbewahrungspflicht bestimmter Dokumente betroffen. 
• Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für Besitzer von Wohneigentum zählen vor allem Handwerkerrechnungen, aber auch Rechnungen für beauftragte Instandhaltungsarbeiten oder Reinigungsleistungen.
• Wer Kosten bei der Vermietung oder beim Hauskauf geltend steuerlich geltend machen möchte, der sollte unbedingt alle Belege aufbewahren. Diese dienen auch als Nachweis beim Finanzamt. 
• Die Aufbewahrungspflicht derartiger Belege und Dokumente gilt für Immobilieneigentümer vor allem deshalb, weil auf diese Weise Schwarzarbeit bekämpft werden soll.

In Bezug auf Immobilien gibt es zahlreiche Unterlagen, die wichtig sind und unbedingt aufbewahrt werden sollten. Sowohl Eigenheimbesitzer als auch Eigentümer, die Immobilien vermieten, sind hiervon betroffen. Unter anderem folgende immobilienbezogenen Dokumente solltest du als Besitzer eines Wohnobjektes aufheben:

• Lageplan
• Grundriss 
• Liegenschaftskarte
• Bauzeichnungen 
• Baubeschreibung
• Erschließungsnachweis 
• Vermessungsunterlagen
• Übergabeprotokolle 
• Energieausweis
• Grundbuchauszug 
• notariell beurkundeter Kaufvertrag
• Grundsteuerbescheid 
• Versicherungsnachweise 
• Schornsteinfegerprotokolle 
• Betriebskostenaufstellung
• Rechnungsbelege für Modernisierung, Sanierung und Instandsetzung 

Als Miteigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gibt es noch weitere Unterlagen, die sorgfältig verwahrt werden sollten. Dazu zählen:

• Protokolle und Beschlüsse von Eigentümerversammlungen
• Prüfprotokolle 
• Wohngeldabrechnungen
• Aufstellung der Mieterträge
• Miet- oder Pachtverträge
• Teilungserklärung
• Aufteilunsgplan/Teilungsplan
• Betriebskostenabrechnungen, falls diese über die Hausverwaltung erstellt werden

In der Rolle als privater Vermieter kommen nochmals weitere Unterlagen wie beispielsweise Übergabeprotokolle, Mietverträge oder Betriebskostenabrechnungen hinzu, die auch nach Beendigung eines Mietverhältnisses zumindest für ein Jahr verwahrt werden sollten.

Grundsätzlich gibt es viele verschiedene Gründe, warum alle gelisteten Unterlagen und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Wenn du beispielsweise deine Immobilie verkaufen möchtest, musst du gegenüber potenziellen Käufern bestimmte Auskünfte über das Verkaufsobjekt geben. So ist es unter anderem verpflichtend, dass du als Verkäufer einen gültigen Energieausweis spätestens zum ersten Besichtigungstermin mit einem Interessenten vorlegen kannst. Dies gilt im Übrigen auch im Rahmen der Vermietung.

Sämtliche immobilienbezogene Papiere solltest du also idealerweise lebenslang aufbewahren. So gehst du sicher, dass du für alle Eventualitäten die richtigen Unterlagen und Dokumente griffbereit hast.

Eine Aufbewahrungspflicht, wie sie etwa bei betrieblichen Unterlagen von Unternehmen gelten, gibt es bei immobilienbezogenen Dokumenten streng genommen nicht. Es sollte jedoch stets im eigenen Interesse liegen, sämtliche Papiere und Dokumente sortiert und übersichtlich aufzubewahren, und zwar dauerhaft. So bist du im Falle einer Streitigkeit oder eines geforderten Nachweises immer in der Lage, eine detaillierte Beweisführung zu deinem Vorteil vorzunehmen.

Es gibt aber auch eine tatsächliche, gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen, die insbesondere Besitzer von Wohneigentum betrifft. So müssen Rechnungen für grundstückbezogene Arbeiten, wie beispielsweise Handwerkerleistungen, mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Von dieser gesetzlichen Regelung sind auch weitere vom Immobilieneigentümer beauftragte Dienstleistungen betroffen:

• Reinigungsleistungen

• Gartenarbeiten

• Planungstätigkeiten

• Instandhaltungsarbeiten 

Der Hintergrund, warum gerade diese Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden müssen, liegt in der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Im Rahmen der Vermietung oder auch des Kaufs einer Immobilie lassen sich manche Kosten auch steuerlich geltend machen. Wenn das angedacht ist, sind die Belege zwingend aufzuheben und später auch als Nachweis beim Finanzamt einzureichen. Danach gilt für diese Dokumente auch eine Aufbewahrungspflicht im Rahmen der Steuerunterlagen.

Steuern bei Immobilien sind ein komplexes Thema und welche Kosten letztendlich auch vom Finanzamt berücksichtigt werden, kann dir am besten dein Steuerberater verraten. Es gibt aber einige Möglichkeiten, die öfter anzutreffen sind. Dazu zählen:

• Handwerkerkosten bei der Vermietung

• Betriebskosten bei der Vermietung

• Instandsetzung beim Kauf oder auch bei der Vermietung

• Zinsen für einen Wohnkredit im Rahmen des Erwerbs einer Immobilie zur Vermietung

• Sonstige Werbungskosten für Steuerberater, Hausverwaltung, Anwälte oder auch Notargebühren

Alle Dokumente, die im Zusammenhang für die Steuer interessant sein könnten, sollten daher unbedingt aufbewahrt werden. Vielleicht lassen sich mit Hilfe eines Steuerberaters so am Jahresende einige Euro wieder einsparen. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert.

Auch wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, die für Arbeiten am Grundstück gestellt wurden, zwei Jahre beträgt, solltest du als Eigentümer die Zahlungsbelege mit Blick auf die Gewährleistungspflicht des beauftragten Dienstleisters mindestens drei Jahre lang aufbewahren.

Denn: Liegen innerhalb von drei Jahren Mängel an einer unbeweglichen Sache vor, hat der Auftraggeber einen gesetzlich zugeschriebenen Anspruch auf kostenlose Korrektur des Mangels durch das Unternehmen, welches die Dienstleistung vorgenommen hat.

In der Praxis könnte also ein Immobilieneigentümer einen Heizungsaustausch bei einem Fachbetrieb in Auftrag gegeben haben und nach zwei Jahren tritt ein Schaden an dieser Heizung auf, der auf eine mangelhafte Arbeit des beauftragen Dienstleisters zurückzuführen ist. Der Auftraggeber reklamiert diesen Schaden beim Fachbetrieb, doch dieser weigert sich den Schaden auf eigene Kosten zu reparieren.

Kommt es in diesem Fall zu einem rechtlichen Streitfall, hilft die Aufbewahrung der entsprechenden Zahlungs- und Rechnungsunterlagen bei der Beweisführung und der Auftraggeber kann die Gewährleistungspflicht des Fachbetriebes in angemessener Frist und ohne weitere Kosten in Anspruch nehmen.