Wer ein Zinshaus besitzt oder sich ein Haus mit verschiedenen Wohnungseigentümern teilt, ist mit vielen Aufgaben konfrontiert. Von der Reinigung bis hin zur Wartung der technischen Geräte ist die Hausverwaltung ein Full-Time-Job. Viele Eigentümer entscheiden sich deshalb für einen professionellen Immobilienverwalter.
Die Aufgabe eines Immobilienverwalters (Hausverwalters) ist es, alle Tätigkeiten auszuüben, die zur ordentlichen Verwaltung einer Liegenschaft notwendig und zweckmäßig sind. Dazu gehört auch die Vertretung des Auftraggebers bei Gerichten und sonstigen Behörden (soweit kein Anwaltszwang besteht) und es sich um Angelegenheiten handelt, die in den Rahmen der ordentlichen Verwaltung eine Liegenschaft fallen.
Konkrete Aufgaben sind beispielsweise:
Der Verwalter sorgt dafür, dass die Liegenschaft nicht nur rechtlich und wirtschaftlich, sondern auch optisch in einem ausgezeichneten Zustand ist. Er beauftragt z.B. die Reinigungsfirma, die Schneeräumungsfirma oder Wartungsfirmen und kontrolliert, ob alle Dienstleister ihre Arbeiten durchführen. Besonders wichtig ist die regelmäßige Kontrolle des Bauzustandes und der technischen Anlagen inklusive der Erstellung von Berichten. Ein Immobilienverwalter ist somit ein ständiger Ansprechpartner für alle Eigentümer einer Eigentumswohnung in einem Haus.
Wenn kleinere Reparaturen notwendig sind, kann die Immobilienverwaltung diese ohne Rückbestätigung durch die Wohnungseigentümer veranlassen. Allerdings ist sie dazu verpflichtet, drei Angebote einzuholen und den Auftrag an den Bestbietenden zu vergeben. So soll eine Freunderlwirtschaft auf Kosten der Eigentümer verhindert werden. Wenn größere Reparaturen notwendig sind und ein Baufachmann beauftragt werden muss, muss die Zustimmung der WEG eingeholt werden. Das erfolgt für gewöhnlich bei der jährlichen oder einer außerordentlichen Versammlung.
Der Immobilienverwalter kann nur begrenzt nach eigenem Ermessen agieren. In den meisten Fällen bzw. bei größeren Ausgaben muss er die Wohnungseigentümer abstimmen lassen. Außerdem hat er gegenüber den Besitzern eine Rechnungslegungspflicht. Die Jahresabrechnung der Betriebskosten muss spätestens sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres für die Eigentümer zugänglich gemacht werden, z.B. indem sie im Hausgang ausgehängt wird.
Die Aufgaben eines Treuhänders sind umfassender als die eines Verwalters. Er ist Verwalter, Immobilienmakler und Bauträger in einem. Er vermittelt z.B. den Kauf von Grundstücken, Wohnungen und Häusern oder auch die Betreuung bzw. den Hausbesorger der Immobilien. Außerdem wickelt er die Verkaufsgeschäfte ab und kann sich auch auf die Suche nach Mietern machen.
Streitereien, die zwischen den Eigentümern entstehen, müssen ohne den Verwalter als Schlichter geklärt werden. Bei ärgeren Problemen können diese aber im Rahmen der Versammlung diskutiert und im Protokoll festgehalten werden.
Wenn ein Hausbesitzer die Immobilienverwaltung wechseln möchte, ist das relativ unkompliziert. Die Kündigung muss zum Jahresende erfolgen und es ist eine dreimonatige Kündigungsfrist einzuhalten. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist das Kündigen schwieriger, da ein Konsens gefunden werden muss. Wer mit der Verwaltung nicht zufrieden ist und auf offene Ohren stößt, sollte das Projekt selbst in die Hand nehmen und früh genug, d.h. ca. Mitte des Jahres, eine Unterschriftenaktion starten. Nur wenn die Mehrheit zustimmt, kann diese Maßnahme durchgeführt werden.
